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基于大数据时代下档案管理的探究
发表时间:2017/10/13
大数据时代下档案管理模式的探究
摘要:伴随着时代的发展,科学技术水平的不断进步,全球信息时代已经逐渐来临。在大数据时代的影响之下,各行各业都受到严重的冲击,发生了翻天覆地的改变,其中以各个单位的档案管理工作为最。在当前的时代背景之下,社会对于档案管理工作提出了全新的要求。经过互联网技术处理之后,不仅能够提高管理者的工作效率,还能让人们享受到更加便捷的服务,可以称得上是一举两得。本文针对大数据时代对于档案管理模式所造成的改变进行探讨,并提出了一些建议,希望能够以此提高档案管理者的工作水平,更好的服务人民。
关键词:大数据时代;档案管理模式;探究
A Probe into the Management Mode of Archives in the Big Data Age
Abstract: With the development of the times, the continuous progress of science and technology, the global information age has gradually come. In the era of large data under the influence of all walks of life are subject to serious impact, has undergone enormous changes, of which the various units of the file management work for the most. In the context of the current era, the community for the file management work put forward new requirements. After the Internet technology to deal with, not only to improve the efficiency of managers, but also allow people to enjoy more convenient services, can be called a two-pronged. This paper explores the changes caused by the archives management model in the era of large data, and puts forward some suggestions, hoping to improve the working level of the archives managers and serve the people better.
Key words: large data age; archives management model; inquiry
引言:
由于档案与广大人民群众的利益息息相关,因此,档案管理工作的重要性不言而喻。随着科学技术的不断发展与普及,档案管理工作自然也要与时俱进,跟上时代的步伐。在大数据时代的背景之下,档案管理工作者要努力将大数据应用到实际工作当中,以此不断的提升档案管理的工作的服务质量,为人民群众提供更加优质的服务。同时,相关部门也要改变以往的档案管理模式,与时代相契合,提出相应的管理制度,加强档案的保密工作,并将更多的现代科技应用到数据采集当中。只有这样,才能够提高档案管理水平,促进社会和谐发展。
一、大数据时代下档案管理的意义
在相当长的一段时间当中,人们一直忽视了了档案管理工作的重要意义。而随着大数据时代的到来,科技的发展以及普及,使得人们开始重视起了数据管理的重要性。
大数据档案管理是时代的要求,也是社会发展的必然趋势。而随着智慧城市建设工作的普及,无形之中加大了对于档案管理工作者的要求。在建设智慧城市的过程当中,不仅需要加强对于档案的采集收录工作,还需要将相关的档案记录到其中。由于绝大部分的档案都需要永久保存,而且档案数量的基数巨大,因此对于档案管理行业的工作而言这是一个不小的挑战。若不能及时的将诸多的档案记载到大数据信息当中,则会对社会造成深远且不可忽视的伤害,在一定程度上甚至会给广大人民群众造成一定的经济损失,影响社会的进步与发展。因此,档案大数据管理不仅仅是时代发展的要求,更是社会不断发展时的必经之路。只有将档案收录于网络,才能更好的为人民群众提供更多便捷的服务。
在大数据时代的背景之下,电子档案对于人民群众的重要性不可忽视。在传统的档案工作中,档案管理人员常常不会设立电子档案。这就导致间接的影响了社会进步,并对目前的档案管理工作加大了工作量。与传统的纸质档案相比,电子档案具有更多的意义价值和作用,电子档案不仅能够将大量的信息总结起来便于人们查询、使用,还能够在一定程度上促进各个单位的工作效率。因此,我们必须加强对于电子档案的重视,才能够跟上时代进步的脚步,不断的在大数据时代中谋求新的发展。
由于我国人口基数巨大,加上档案信息电子化采集工作的进一步深入,从而使得电子档案的数量越来越多。如果不能对这些电子档案进行储存管理,势必将对广大人民群众的利益造成影响。大数据的出现在一定程度上完美的解决了这个问题,不仅存储量庞大,而且操作更加便捷、迅速,一定程度上提高了档案管理工作者的工作速度,解放了大量劳动力,缓解了电子档案积压而造成的压力。
二、大数据时代下档案管理的实际操作
只有对档案信息进行云储存,才能保证人民群众信息的完整。而一切云储存工作的前提就是建立一个完善的数据平台和相应的基础设施。只有这样,才能够在档案进入到系统中以后,便于各个部门对于档案的使用,根据不同客户的需要,制定更适合用户的服务方案。除此之外,国家与地方之间也应当建立相应的档案联系,地方的档案管理者将档案采集、归纳之后,通过云系统传输到全国的档案管理中心,进一步保存。只有这样,才能降低档案信息不全的可能性,为广大人民群众提供更加便利的服务。
除了云储存,云服务工作也同样不可忽视。只有做好了云服务工作,才能通过档案信息对用户进行分析,从而提高档案的使用率和价值性。国家可以通过建立云平台的方式,来达到提供云服务的目的。通过云平台,各地的档案工作管理者可以调阅相应的资料,通过其他的资料可以对现有的用户相匹配,并根据其所提出的要求提供不同的服务。各地的方案馆还应该建立属于自己的门户网站,用户足不出户就可以查询自己信息的准确性,若有错误,便于第一时间通知档案管理工作人员进行整改。除此之外,地方的档案馆也应该给予用户更大的权利,让用户拥有对于部分私密信息的自行修改权。
在对档案进行大数据管理的过程中,档案馆自身的数字化建设同样重要。数字化建设的意义深远,不仅在服务层面,在用户切身利益方面都有着重要的价值作用。档案馆在进行数字化建设的时候,要针对不同的用户进行分类,便于今后使用时的查询。同时,各地档案馆也要对数字化建设提出一定的要求和规章制度,并严格执行。只有这样,才能保护用户的私密信息,提高档案的使用率。
为用户提供更多、更好的服务是档案管理工作的基本出发点。为了达成之一目标,就需要档案管理工作者对用户的行为进行分析,投其所好,为用户提供更多的选择。只有这样,用户才能在实际生活当中感受到档案管理工作的重要性和意义,同时也为档案馆的进一步发展提供了更多的可能性。
近年来,随着网络技术的发达和普及,越来越多的人开始选择通过网络来获取信息。尽管这在一定程度上制约了档案馆的发展,但却也是新的挑战和动力。针对网络技术普及的现状,档案馆要从自身出发,除了做好日常工作以外,还要与其他的档案馆建立合作关系,采用信息共享等方式来提高用户的体验和信赖度。为广大人民群众提供更加全面,更加具有针对性,更加便利的服务。
档案管理工作除了要与时俱进,紧跟大数据时代的步伐以外,还用从实际情况出发,根据绝大多数用户的习惯,加强自身的检索功能建设。通过对档案馆储藏数据的分类和归纳,将其划分为不同的种类,不仅能够提升检索速度,还更有利于提高用户的使用便捷性,直接提高用户的使用体验。此外,用户在查询某一信息的时候,档案馆除了要通过其输入的关键词提供直接的信息外,还要将与该信息相关联的部分信息一并提供给用户。这是智能检索的发展趋势,也是档案管理工作进步的必经之路。同时,用户档案信息的保密工作是档案管理工作中的重点。只有不断的加强对于保密工作的建设,才能避免档案泄露,给用户造成不必要的损失。
三、结语
总而言之,面对大数据时代对档案管理工作所提出的诸多要求,相应的工作者要做到从容应对。这不仅是对个人的一种考验,更是对各地档案馆团队的一种考验。档案管理工作人员要不断的加强学习,并从实践工作中总结经验、吸取教训,提高自身的工作水平和服务能力。同时,档案管理工作者要加强工作上的认真程度,发扬吃苦耐劳的精神,保证档案的完整性和真实性。同时,在面对时代变迁时,档案管理工作者要努力与时俱进,提高大数据的使用率,巧妙的运用云服务为生活带来的诸多便捷。只有这样,才能让档案管理工作有条不紊的进行,不断的针对实际情况扩展服务范围,推动我国档案管理工作的进步和发展。
参考文献:
[1]王凤波. 大数据时代下档案管理模式的探究[J]. 商品与质量, 2017(23).
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[3]王晓春. 基于大数据时代下档案管理的探究[J]. 办公室业务, 2016(19):186-186.
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